Intranet mit SharePoint - Der Status quoKontinuierlich und mit Hochdruck entwickelt Microsoft sein Office 365 Cloud-Angebot weiter. Hier bieten nicht nur SharePoint sondern zahlreiche weitere Services wie Yammer, OneDrive, Delve, Office Groups oder Planner (um nur einige zu nennen) dem Nutzer ein Füllhorn an Möglichkeiten, um mobil und online miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren. Die "Cloud first, Mobile first"-Welt steht vor der Tür und klopft an. Parallel liegt mit SharePoint 2016 die nunmehr 6. Iteration des SharePoint OnPremise Server vor. Vermutlich die Letzte, denn wie Windows 10 soll sich auch SharePoint 2016 über kontinuierliche Updates weiterentwickeln. Das Tempo gibt dabei SharePoint Online vor, SharePoint 2016 wird regelmäßig an diesen Stand angeglichen. Aus Software mit Versionen wird ein Evergreen. Vorteil: SharePoint 2016 und SharePoint Online sind quasi eineiige Zwillinge und vertragen sich in einer hybriden Infrastruktur bestens. Gleichzeitig hat das klassische Intranet die nächsten Evolutionsstufen erklommen; der Trend geht klar zum mobilen, dialogorientierten Social Intranet im Responsive Design und zum Digital Workplace. Redaktionelle Inhalte, das Telefonbuch und den wöchentlichen Speiseplan gibt es natürlich weiterhin. Eine der großen Herausforderungen für eine Intranet-Lösung auf SharePoint Basis wird künftig das Schritthalten mit dem Tempo, indem Microsoft die eigene Plattform weiterentwickelt. Eine Intranet Lösung in Office 365 muss auch nach dem Rollout neuer Features durch Microsoft noch funktionieren. Das SharePoint Intranet DilemmaBis heute werden fehlende Intranetfunktionen, wie sie reine Intranet- und CMS-Lösungen oft schon out-of-the-Box bieten, in SharePoint schmerzlich vermisst. Der Weg zum Ziel führt dann über Customizing und Individualentwicklung. Der Look wird mit viel Liebe und Aufwand an das Corporate Design angepasst und fehlende Funktionen werden zeitaufwändig entwickelt und nachgerüstet. Motto: Es soll nicht nach SharePoint aussehen. Das Ergebnis sind hoch individuelle, funktionale Intranetlösungen, die in Kombination mit den SharePoint-Funktionen für Dokumenten-, Wissensmanagement und Kollaboration schnell beeindrucken. Auf den gängigen Intranet-Awards sind entsprechende Lösungen immer auf den vorderen Plätzen vertreten und nicht selten basieren 9 von 10 der preisgekrönten Lösungen auf SharePoint. Viel zu häufig ist zu diesem Zeitpunkt aber auch das Budget für die SharePoint-Einführung aufgebraucht. Die kontinuierliche Weiterentwicklung weiterer Bereiche erfolgt nur schleppend, die Vision vom digitalen Arbeitsplatz rückt in die Ferne. Erschwerend kommt hinzu, dass in der Vergangenheit ein Teil der eigenentwickelten Funktionen mit der nächsten SharePoint Generation auf den neuesten Stand gebracht werden musste. Aktivitäten für das dringend benötigte Change Management und die User Adoption werden allenfalls auf Sparflamme durchgeführt. Ein SharePoint Standardtraining und eine Intranet-Einweisung für die Anwender muss reichen. So wundert es kaum, wenn die Anwender SharePoint als Plattform nur langsam akzeptieren und das Thema User Adoption auch in der neuesten deutschen SharePoint Anwenderstudie 2016 eine der größten Herausforderungen ist. Sind SharePoint "Intranets aus der Box" die Lösung?Mit dem Erscheinen des App-Modells für SharePoint haben sich in den letzten 1-2 Jahren Lösungen auf dem Markt etabliert, die SharePoint um typische Intranet-Funktionen erweitern. Wie ein Lego-Baukasten liefern diese Lösungen Bausteine, die die Lücke zwischen der in SharePoint gebotenen Standardfunktionalität und einem modernen Intranet schließen. Eine gute Marktübersicht über sechs aktuelle Lösungen findet sich in der Studie "SharePoint intranet-in-a-box products compared" der unabhängigen Beratungsfirma ClearBox Consulting.
Aus unserer Sicht sind entsprechende "Intranet-aus-der-Box"-Lösungen in vielen Fällen die bessere Wahl. Der Fokus im Projekt kann auf die zentralen Themen wie Informationsarchitektur, Inhalt, Change Management und User Adoption gelegt werden. Die Entwicklung und das Customizing nehmen einen deutlich kleineren Anteil im Projekt ein. Dieses kommt dem Endergebnis zu Gute. Die Einsparungen bei der Entwicklung können sinnvoll in User Adoption und Change Management investiert werden. Beides Maßnahmen, die beträchtlich zum ROI eines Intranetprojektes beitragen und letztlich einer der kritischen Faktoren dafür sind, ob ein Intranet-Projekt als Erfolg und Misserfolg gewertet wird. Vorteile
Zum Abschluss möchten wir Ihnen als Ergänzung noch folgenden kurzweiligen Vortrag der diesjährigen Intranet Reloaded in Berlin zum Thema "What is best practice for intranet on Sharepoint 2013 & Office 365" empfehlen. Kommentare sind geschlossen.
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Mai 2021
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