FAQ

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Häufige Fragen

Was unterscheidet ein DMS von Wissensmanagement?

Ein DMS verwaltet digitale Dokumente zentral und revisionssicher. Wissensmanagement organisiert und macht Wissen nutzbar, inklusive Kontext und Unternehmensprozessen.

Brauche ich ein DMS nur für große Unternehmen?

Nein. Ein DMS lohnt sich überall, wo viele Dokumente anfallen oder Prozesse digitalisiert werden sollen – von Teams bis mittelständische Unternehmen.

Wie lange dauert die Einführung?

Abhängig von Datenmenge, Anforderungen und organisatorischer Vorbereitung. Standardlösungen in wenigen Tagen, komplexe Rollouts mehrere Wochen.

Wie wird die Nutzung sichergestellt?

Durch klare Regeln, intuitive Ablagen, Schulungen und Governance-Modelle. Akzeptanz wird so aktiv gefördert.

Wie profitieren Teams von Wissensmanagement?

Reduzierung von Silos, bessere Auffindbarkeit, effizientere Zusammenarbeit und Wissenssicherung beim Mitarbeiterwechsel.

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​Wenn Wissen nicht gefunden wird,
​kostet es Ihr Unternehmen Zeit und Geld

Viele Unternehmen kämpfen mit unübersichtlichen Dokumentenablagen und verstreutem Wissen.
​Die Folgen sind ineffiziente Prozesse, doppelte Arbeit und verzögerte Entscheidungen.

Versionen unklar

Dokumente liegen mehrfach oder in veralteten Versionen vor. Niemand weiß sicher, welche die aktuelle ist.

Wissen steckt in Köpfen

Wichtige Informationen sind nur bei einzelnen Mitarbeitenden verfügbar und gehen beim Wechsel verloren.

Doppelarbeit & Abstimmungsaufwand

Unstrukturierte Ablagen führen zu wiederholter Arbeit und langen Abstimmungsprozessen.

Compliance-Risiken

Fehlende Nachvoll-ziehbarkeit und unklare Aufbewahrungsregeln erhöhen rechtliche und organisatorische Risiken.

Struktur statt Datei-Chaos

Mit unserem ganzheitlichen Ansatz verbinden wir Dokumentenmanagement, Wissensstruktur, Governance und Automatisierung.
​So stellen wir sicher, dass Informationen schnell auffindbar, Prozesse nachvollziehbar und die Zusammenarbeit in Ihrem Team reibungslos funktioniert.

DMS & Strategie

DMS-Strategie und Zielbild

Dokumenten-lebenszyklen

Migrationskonzept

Strukturierte Ablage

Informationsarchitektur

Taxonomien und Metadaten

Aktenpläne

Optimierte Suche und Auffindbarkeit

Skalierbare Struktur

Governance & Berechtigungen

Rollen und Verantwortlichkeiten

Namenskonventionen

Versionierung und Freigabeprozesse

Aufbewahrungs-richtlinien

Microsoft 365 & SharePoint

SharePoint als DMS

Teams-Strukturen

Automatisierte Workflows

Systemintegration

Wissensmanagement & Prozesse

Fachwissen strukturieren

Lessons Learned

Prozessdokumentation

Digitale Akten

Automatisierung & Vorlagen

Automatische Klassifizierung

Vorlagenmanagement

Freigabeprozesse

Ablageautomation

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Effizienz und Struktur in allen Bereichen

Qualitätsmanagement

Strukturierte Ablage für Audits, Prüfungen und Zertifizierungen.

Projektablagen

Zentrale Verwaltung aller Projektunterlagen und Versionen.

Vertragsmanagement

Klare Struktur für Verträge, Laufzeiten und Freigaben.

Personalakten

Zentrale Ablage für Mitarbeiterinformationen und HR‑Dokumente.

Technische Dokumentation

Versionierte Dokumente für Anlagen, Pläne und Handbücher.

Prozessdokumentation

Prozesse strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher.

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Ihre Vorteile auf einem Blick

Bis zu 30 % Zeitersparnis

Gut strukturierte Dokumente verkürzen Suchzeiten erheblich.

Produktivität steigern

Teams arbeiten bis zu 20 % effizienter dank sofort verfügbarem Wissen.

Compliance & Sicherheit

Revisionssichere Ablagen reduzieren Risiken und erfüllen gesetzliche Vorgaben.

Kosten senken

Effizientes Wissensmanagement spart bis zu 25 % administrativen Aufwand.

Nahtlose Integration

Systemübergreifend: SharePoint, Teams, SAP & Office automatisieren Prozesse ohne Medienbrüche.

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Unsere Highlight-Referenzen

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Strategische Nutzung der Microsoft Power Platform zur Prozessautomatisierung.

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Digitale Bauprojekt-Freigaben bei DEW21

DEW21 beschleunigt Bauprojekte, schafft Transparenz und spart Papier.

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